Control de evidencias técnicas en despliegues

Contexto

En despliegues de gran volumen (en proyectos de este tipo, hasta 700 puntos de venta), cada intervención suele dejar evidencia fotográfica y documental: instalaciones y elementos visibles en tienda. El volumen crece rápido: en condiciones típicas del proyecto, 10-20 evidencias por tienda cuando el estándar lo exige, y la necesidad de revisar periódicamente que nada queda huérfano o fuera de convención. Sin un criterio compartido, el almacenamiento en la nube se convierte en un cajón: carpetas con nombres inconsistentes y dudas en auditoría sobre qué prueba corresponde a qué actuación.

Problema

La revisión manual no escala linealmente con el número de tiendas: aparecen lagunas (tienda sin carpeta completa), duplicados o archivos mal nombrados que retrasan el cierre de fase o generan retrabajo con equipos de campo y supervisión. Las auditorías de calidad pedían localizar evidencia en poco tiempo y no siempre había un índice fiable entre expediente, fecha y técnico. El riesgo no era solo “mucha carga de trabajo”: era no poder demostrar qué se hizo en cada sitio.

Qué hice

Se definió una estructura mínima de carpetas y nombres (tienda, fecha, tipo de actuación) y una hoja de control compartida como mapa de estado: qué bloque está completo, qué falta y qué incidencia abrir. Con Apps Script se automatizaron listados periódicos (archivos nuevos, carpetas vacías, posibles duplicados por patrón de nombre) y alertas para el equipo de campo y de oficina, sin exponer rutas internas ni datos de terceros. Se acompañó la revisión por lotes antes de hitos de auditoría: priorizar tiendas en riesgo y dejar trazabilidad de la revisión en la propia hoja. El foco fue que Drive siguiera siendo herramienta de trabajo, no archivo muerto.

Herramientas

• Google Drive como repositorio de evidencias con convenciones de carpeta y nombre.
• Google Apps Script para listados, alertas y comprobaciones periódicas sin exponer lógica sensible.
• Hoja de control compartida como índice operativo entre campo y oficina.

Resultado

Evidencias localizables por tienda e intervención, menos fricción al preparar una auditoría o un cierre de fase y revisión que escala mejor que un repaso manual tienda a tienda sin apoyo. El equipo dejó de depender de “buscar en el Drive a mano” como única estrategia.

Aprendizaje

Cuando el volumen es masivo, el valor no está en acumular archivos sino en ordenar la prueba: nomenclatura, revisión periódica y automatización ligera que señale lagunas antes de que lleguen al cliente o al auditor. Observar dónde se pierde el hilo, ordenar convenciones, priorizar tiendas en riesgo, validar con una muestra real, documentar el criterio y escalar el patrón al siguiente despliegue evita reinventar el proceso en cada ola.